¿Estoy obligado a facturar electrónicamente?

Si eres persona natural:

Como emprendedor, al tener tu firma electrónica te permitirá innovar y evolucionar tu negocio con la facturación electrónica.

Si eres una empresa:

El SRI no obligará a realizar el proceso de obtención de firma electrónica solo al representante legal, sino que también cualquier miembro de la empresa que éste designe podrá realizarlo.

Aduana y Registros Sanitarios (SENAE – VUE)

Si eres una empresa:

La aduana exige que la firma electrónica de la empresa sea obtenida por el representante legal de la misma. El proceso es de carácter estrictamente personal.

Si estás creando tu negocio de exportaciones o importaciones:

En este caso la aduana no te exigirá un agente aduanero. Sin embargo, para el caso de importaciones sí será obligatorio un agente aduanero, según rige la ley. 

Si deseas traer a Ecuador un vehículo desde el extranjero aplicando el beneficio por discapacidad:

Dicho proceso también pasa por los mecanismos de control de aduana, por lo que en este caso también requerirás poseer tu propia firma electrónica.

Si eres una persona natural:

En caso de que seas un emprendedor, te dediques a la importación o exportación o incluso de requerir permisos sanitarios para procesamiento de alimentos y bebidas, puedes entrar a nuestro formulario si deseas iniciar el proceso inmediatamente con Contastico.

¿Qué es la firma electrónica y para que sirve?

Un certificado de firma electrónica es un archivo digital el cual contiene campos que permiten vincular y determinar la identidad de una persona determinada.

De acuerdo a nuestra legislación Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas Y Mensajes de Datos:

“Art. 20.- “Certificado de firma electrónica.- Es el mensaje de datos que certifica la vinculación de una firma electrónica con una persona determinada, a través de un proceso de comprobación que confirma su identidad.”

“Art. 22.- Requisitos del certificado de firma electrónica.- El certificado de firma electrónica para ser considerado válido contendrá los siguientes requisitos:

• Identificación de la entidad de certificación de información;
• Domicilio legal de la entidad de certificación de información;
• Los datos del titular del certificado que permitan su ubicación e identificación;
• El método de verificación de la firma del titular del certificado;
• Las fechas de emisión y expiración del certificado;
• El número único de serie que identifica el certificado;
• La firma electrónica de la entidad de certificación de información;
• Las limitaciones o restricciones para los usos del certificado
• Los demás señalados en esta ley y los reglamentos.”

¿LA FIRMA ELECTRÓNICA TIENE VALIDEZ LEGAL?

Según la Ley de comercio electrónico, firmas electrónicas y mensajes de datos:

Art. 14.- Efectos de la firma electrónica.- La firma electrónica tendrá igual validez y se le reconocerán los mismos efectos jurídicos que a una firma manuscrita en relación con los datos consignados en documentos escritos, y será admitida como prueba en juicio.

Por ende el único medio para que un documento digital ya sea este un WORD, EXCEL, PDF, o XML, tenga validez legal, es que deba ser firmado con firmas electrónicas emitidas por una autoridad de certitificación autorizada.

¿QUIÉN PUEDE CERTIFICAR LA IDENTIDAD DE UNA PERSONA PARA LA EMISIÓN DE UNA FIRMA ELECTRÓNICA?

Las entidades de certificación son las empresas unipersonales o personas jurídicas que emiten certificados de firma electrónica y pueden prestar otros servicios relacionados con la firma electrónica, autorizadas.

Las entidades certificadoras deben:

• Verificar y garantizar la autenticidad de datos e identidad de los solicitantes previa la emisión de certificados que para que exista una concordancia entre identificación y firma.
• Observar un medio rápido y efectivo para dar aviso en caso de riesgos sobre la firma o certificados.
• Mantener una norma estricta de confidencialidad con respecto a los datos y documentación entregados.

¿QUÉ GARATÍAS NOS OFRECE EL USO DE LA FIRMA ELECTRÓNICA?

La firma electrónica nos brinda las siguientes garantías:

• Autenticidad: La información del documento y su firma electrónica se corresponden indudablemente con la persona que ha firmado.
• Integridad: La información contenida en el documento electrónico, no ha sido modificada o alterada luego de su firma.
• No repudio: La persona que ha firmado electrónicamente con un certificado emitido por una entidad de certificación acreditada no puede negar su autoría.
• Confidencialidad: La información contenida ha sido cifrada y por voluntad del emisor, solo se permite que el receptor pueda descifrarla.

¿EN QUE PUEDO USAR MI FIRMA ELECTRÓNICA?

Año a Año se ha ido masificando el uso de la firma electrónica, principalmente en la gestión documental digital en dónde las usan para otorgar validez legal a los diferentes documentos que se necesita que sean firmados y almacenados en algún repositorio central o en la nube. Por ende en la actualidad donde más uso se está dando es en:

• Contratos electrónicos
• Pólizas electrónicas
• Facturación electrónica
• Aduanas ( SENAE, ECUAPASS)
• Registros Sanitarios (VUE)
• QUIPUX
• Superintendencia de compañías
• SERCOP
• Correo Seguro

¿Cómo obtengo la autorización del SRI para emitir comprobantes electrónicos?

Lo que debes hacer para emitir tus comprobantes electrónicos, esto es, obtener la autorización del SRI para emitir los comprobantes electrónicos. Es importante que conozcas que el SRI ha creado un ambiente de pruebas para que puedas practicar cómo enviar tus comprobantes electrónicos. Los comprobantes emitidos en este ambiente deben cumplir todos los requisitos y si así lo hacen, son aprobados por el SRI.

Pero como son en ambiente de pruebas, NO tienen ningún valor tributario ni validez legal. Entonces, es conveniente que primero obtengas autorización del SRI en ambiente de PRUEBAS. Para ello debes ingresar a SRI en:

Seleccionar FACTURACIÓN ELECTRÓNICA y la opción PRUEBAS, y luego Autorización. Vas a tener que registrar tu RUC o el de la empresa, lo que corresponda, y la respectiva contraseña. Deberás elegir los tipos de comprobantes que manejas para solicitar la autorización para emitirlos de manera electrónica. Si no tiene ninguna obligación pendiente, el SRI emitirá inmediatamente la autorización, caso contrario le informará el porqué de la no autorización. Con esta autorización, ya puedes generar comprobantes electrónicos de prueba para que el SRI los autorice. Es importante recalcar que para que sean autorizados deben cumplir con todas las exigencias del SRI.
Si tus pruebas han sido exitosas, debes pedir la autorización para el ambiente de PRODUCCIÓN. Para ello debes proceder como anteriormente lo hiciste para solicitar el ambiente de PRUEBAS, esto es, ingresa al SRI en línea:  Selecciona FACTURACIÓN ELECTRÓNICA, pero esta vez selecciona la opción PRODUCCIÓN, y luego Autorización. Una vez que el SRI te autorice el ambiente de PRODUCCIÓN ya puedes emitir tus comprobantes electrónicos. 

Cuando habilites el ambiente de PRODUCCIÓN se te activa la totalidad de los comprobantes que adquiriste. Otro tema importante que debes considerar es el de los números de secuencias de los diferentes tipos de comprobantes. Cuando inicies la emisión de comprobantes electrónicos, debes crear un nuevo punto de emisión para este tipo de comprobantes.